書類やデータの廃棄処分は要注意！漏洩が出ない対策方法

2020.07.01店舗の安全管理

Pocket

店舗は単に商品の販売をしていればいいというわけではなく、顧客データの管理や経営方針の策定など管理や運営といった分野の仕事もこなさなければいけません。そうしたことから、店舗でもさまざまな書類やデータが保管されています。

こうした書類やデータを廃棄するとき、特に何の対策もせずそのまま捨てていることもあります。しかし、近年は情報漏洩が大きな問題となっていることもあり、書類やデータを廃棄する際にも漏洩が起こらないよう安全対策が必要となります。

今回は、店舗の書類やデータを廃棄する際に漏洩を起こさないための安全対策についてご紹介します。

廃棄処分する際に注意が必要な書類・データとは？

店舗での書類の廃棄処分について考えるにあたっては、どのような書類やデータが廃棄処分する際に注意が必要なのかを知っておくことがまず大切です。

個人情報が含まれる書類・データ

個人情報とは個人に関する情報や、特定の個人を識別できる情報のことを指します。その人が誰なのかを特定できる情報は、すべて個人情報です。氏名（フルネーム）やIDナンバーなどはそれ1つで個人情報になりえますし、名字のみで名前が書かれていなくても電話番号といった情報と組み合わさることで個人の特定が可能となるため個人情報となります。飲食店であれば予約台帳、アパレル店であればお取り置き台帳や顧客管理ノートなどが、個人情報が含まれる書類・データに該当するでしょう。

機密情報が含まれる書類・データ

機密情報とは、企業が外部に開示を予定していない情報や秘密として管理している情報のことです。企画書やマニュアル、就業規則、給与情報などが機密情報に値します。

アパレル店であれば、顧客名簿や販売マニュアル、商品の仕入先リストが機密情報です。飲食店やスーパーであれば、売上情報や仕入れ情報などが該当します。

廃棄書類やデータから情報漏洩するとどうなる？

廃棄書類やデータから情報漏洩してしまうと、どのようなことが起こるのでしょうか。

信用を失う

まず、情報漏洩してしまうと、情報やデータ管理がずさんだったというイメージを多くの人に与えてしまいます。大切な情報やデータをきちんと管理されていなかったとなれば、取引先やお客様からの信用を失ってしまうでしょう。情報漏洩からイメージダウンにつながってしまえば、今後の売上や経営に影響が出てしまうこともあります。

刑事責任を問われる

個人情報保護法では、個人情報を漏洩してしまった場合、是正勧告・改善命令が出されます。この是正勧告・改善命令を無視すると、「最大6カ月の懲役または最大30万円の罰金」が情報漏洩させた社員に科せられます。

また、事業主に対しても「最大30万円の罰金」が科せられます。さらに、不正な利益を得る目的で情報漏洩させた場合は、最大50万円の罰金が科せられる可能性があります。不正を目的としている場合は、即時に罰則対象になります。

損害賠償を請求される

情報が漏洩してしまうと、流出した情報を元に戻すことはできません。2次被害が確認できなくても、今後悪用されてしまうことも考えられます。

情報が流出した利用客や取引先から損害賠償を求められることもあります。損害賠償は多額に渡ることも多く、他にも事後対応費用もかかります。損害賠償請求を防ぐためにお詫びの品として金券類を送付する場合もありますが、漏洩件数が多ければその費用も多額になります。情報漏洩は信用を失うだけではなく、対応にあたって多額の費用が必要になってしまうことも覚えておきましょう。

自身で書類やデータを廃棄する場合

自分自身で書類やデータを廃棄する場合、大前提として記載されている、あるいは記録されている内容が確認できない状態で廃棄しなければいけません。その方法は、紙の書類とパソコン上のデータでは異なります。

紙の書類の廃棄方法

紙の書類を廃棄する場合、基本的にはシュレッダーにかけます。シュレッダーは事務所などに設置されていることが多いため、使ったことがある人も多いのではないでしょうか。

シュレッダーを利用する際に注意すべきなのは、シュレッダーの性能です。書類をどれだけ細かくできるかは、シュレッダーの性能によって変わります。破片が大きい場合や裁断パターンが単純な場合などは破片から復元されてしまう可能性もあるため、できるだけ細かく、複雑に裁断できるシュレッダーを利用しましょう。

ただし、シュレッダーは手軽に破棄できますが、量が多いと時間がかかることも。資料につけられたホチキスの針やとじひもなどを取り外さなければいけないこともあり、手間がかかります。

シュレッダーの他に、個人情報や機密情報が書かれた部分に個人情報保護スタンプを押してから、破棄する方法があります。スタンプは、ランダムで文字や記号が書かれていて、隠したい部分に押すと文字が隠れる仕組みです。スタンプなので、シュレッダーのように場所を取りませんし、コストも抑えられます。

ただし、スタンプもシュレッダーと同様に、量が多いと手間がかかります。また、情報を隠し忘れてしまう恐れもあるでしょう。

電子データの廃棄方法

電子データを廃棄する場合、パソコン上でゴミ箱に移すだけでは不完全でしょう。ゴミ箱に移しただけではあとから復旧できるため、後々ハードディスクなどから情報を抜き取られる危険性があります。データを完全に消去するためのツールがあるため、そうしたものを使ってしっかりと消去しなければいけません。

また、ハードディスクやCDなど記憶媒体を廃棄する際には、データを消去したからといってそのまま捨てるのではなく、ディスクを割るなどして物理的に破壊してから捨てるべきです。閲覧が可能な状態で捨ててしまうと、上述したとおり、情報を盗まれる危険性があります。

業者に廃棄を依頼することも可能！

書類・データの廃棄には、業者を利用することもできます。こうした業者を利用すれば、店舗などで独自に廃棄する場合に比べてより安全に廃棄することができます。

業者での紙の書類の廃棄方法

紙の書類の廃棄を業者に依頼する場合、シュレッダーのほかに溶解処理を利用できます。

溶解処理は、書類を専用の機械と水を使って攪拌力により溶かすという方法です。シュレッダーのように破片が残らないことから復元されることはありません。

燃やして処分するわけではなく、溶かした書類はリサイクルされるので、環境に優しい廃棄方法でもあります。

業者での電子データの廃棄方法

データの廃棄の場合、データの消去だけを行う業者やハードディスクの物理的破壊を行う業者などが利用できます。法人の場合は出張サービスを展開している場合もあります。

業者に廃棄を依頼するメリット

業者に廃棄を依頼する場合、ホチキスやとじひも、バインダーなど取らずにそのままダンボールに入れて梱包するだけで大丈夫です。業者は未開梱のまま処分するため、情報を盗み見される心配がありません。溶解処理は、復元もできないため安全性が高いといえます。

廃棄する数が多い場合や自身で廃棄するのが不安な場合は、業者を利用することで安全に廃棄することができるでしょう。

廃棄を依頼する業者の選び方

書類廃棄を行ってくれる会社は多く存在します。さまざまな会社があるため、信用性や安全性に欠けている場合もあるかもしれません。そのため、安心して書類・データ破棄を依頼できる業者を選ぶ必要があります。

選び方としては、情報保護やセキュリティなどの認証を得ているのか確認しましょう。また、運送方法についても確認しておくことをおすすめします。専用のダンボールが用意されていると、ほかの荷物と混載することがないので安心です。

ほかにも、廃棄した証明を発行してくれる業者だとなお良いでしょう。

まとめ

大手企業の情報漏洩がしばしば問題になっていることもあり、近年は書類やデータの廃棄を入念に行うようになっています。情報はどこから漏れるかわからないため、店舗で書類やデータを廃棄する際には安全対策への配慮を心がけましょう。

高度な専門性と幅広い知識で商空間と住空間を演出

タグ : 漏洩データ処分書類廃棄